Ulga B+R, koszty kwalifikowane eksperta i badań w praktyce

Działalność badawczo-rozwojowa to twórcza działalność obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, prowadzona w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań. Nie musi to być laboratorium w białych fartuchach. Nowa receptura, nowy proces produkcji, nowy algorytm albo istotne ulepszenie produktu mogą spełniać tę definicję, jeśli praca jest twórcza, systematyczna i prowadzi do nowej wiedzy.

Przepisy o uldze wymieniają kilka kategorii kosztów, w których mieści się praca ekspertów z uczelni:

• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty wymienione w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli między innymi uczelnie, instytuty PAN i instytuty badawcze,
• wyniki badań naukowych nabyte od takich podmiotów na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej,
• należności z umów zlecenia i umów o dzieło z osobami fizycznymi, w części odpowiadającej czasowi przeznaczonemu na działalność badawczo-rozwojową,
• odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w działalności badawczo-rozwojowej,
• materiały i surowce bezpośrednio związane z tą działalnością.

To rozróżnienie ma znaczenie. Ekspertyza zamówiona u jednostki naukowej, czyli na podstawie umowy z uczelnią lub instytutem, mieści się w kategorii ekspertyz i usług. Gdy firma zawiera umowę zlecenia albo o dzieło bezpośrednio z naukowcem jako osobą fizyczną, koszt wchodzi do ulgi w kategorii wynagrodzeń z tych umów, ale tylko w części, w jakiej czas pracy dotyczył działalności badawczo-rozwojowej. Potrzebna jest więc ewidencja czasu pracy eksperta przy projekcie. Faktura od firmy doradczej, która nie jest jednostką naukową, zwykle nie mieści się w żadnej z tych kategorii.

Ulga nie obejmuje kosztów, które zostały firmie zwrócone w jakiejkolwiek formie, w szczególności z dotacji. Jeśli projekt jest finansowany w ścieżce SMART, odliczyć można tylko tę część kosztów, której dotacja nie pokryła. Odliczenie wymaga też, żeby koszty były wyodrębnione w ewidencji, a działalność badawczo-rozwojowa opisana w dokumentacji projektu.

Najczęściej nie z powodu braku działalności badawczo-rozwojowej, ale z powodu dokumentów. Faktura z opisem „usługi konsultingowe”, umowa bez zakresu prac, brak protokołu odbioru i brak przypisania kosztu do projektu to sytuacja, w której trudno obronić odliczenie. Dobra dokumentacja kosztu pracy eksperta zawiera:

• umowę, która opisuje zakres prac badawczo-rozwojowych i ich cel,
• przypisanie kosztu do konkretnego projektu w ewidencji,
• protokoły odbioru etapów z opisem wyniku,
• ewidencję czasu pracy, gdy umowa jest zawarta z osobą fizyczną,
• fakturę albo rachunek zgodne z umową.

Ostateczną decyzję o tym, czy dany koszt jest kosztem kwalifikowanym, warto skonsultować z doradcą podatkowym, a w razie wątpliwości można wystąpić o interpretację indywidualną. Ten tekst porządkuje temat z perspektywy zamawiającego pracę naukowców, ale nie zastępuje porady podatkowej dla konkretnej firmy.

Na Akademicy zlecenie od początku ma umowę z opisem zakresu prac, protokoły odbioru etapów i fakturę. W planach Zespół B+R i Korporacja firma przypisuje zlecenie do projektu B+R już w zapytaniu, ekspert raportuje czas pracy przy etapach, a na koniec roku obrotowego dział finansów pobiera zestawienie kosztów w układzie do rozliczenia ulgi. Szczegóły opisuje strona ulga B+R w CIT z ekspertem z uczelni. Jeśli dopiero planujesz projekt, zobacz też prace badawczo-rozwojowe na zlecenie.